Neue Vorschriften für geschäftliche E-Mails

Seit 1. Januar 2007 gelten für geschäftliche E-Mails die gleichen Formvorschriften wie für Geschäftsbriefe. Damit wird eine EU-Richtlinie umgesetzt. Betroffen sind aus Sicht des Handwerks insbesondere Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH), ins Handelsregister eingetragene Personengesellschaften (z. B. OHG und KG) sowie ins Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer. Für Einzelunternehmer und Gesellschaften des bürgerlichen Rechts, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind, gilt diese Pflicht nicht.

Es handelt sich um eine gesetzliche Klarstellung der bisher herrschenden Meinung. Die "neue Rechtslage" ist daher vor diesem Hintergrund gar nicht neu. Geschäftliche Emails der betroffenen Betriebe müssen die folgenden Angaben enthalten:

• Name des Inhabers des Unternehmens bzw. des Geschäftsführers oder Vorstands- bzw. Aufsichtsratsvorsitzenden,
• die Firma und den Rechtsformzusatz,
• den Sitz des Unternehmens (Anschrift),
• das zuständige Handelsregister und die
• Handelsregister-Nummer.

 Wir empfehlen allen Betrieben, die Angaben gleich in E-Mail-Signaturen einzubauen. Die Nichtberücksichtigung kann das Handelsregistergericht mit Zwangsgeldern ahnden. Es ist jedoch auch zu befürchten, dass Mitbewerber und andere Marktteilnehmer den gegen die neuen Vorschriften verstoßenden Betrieb mit wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen überziehen werden. Die Erfolgsaussichten solcher Abmahnungen sind gerichtlich noch ungeklärt.

Handwerksbetriebe, die nicht von den neuen Vorschriften betroffen sind, müssen derzeit auf allen Geschäftsbriefen - also auch bei geschäftlichen E-Mails - den ausgeschriebenen Familien- und Vornamen angeben. Ab dem 22. Mai 2007 muss auch die ladungsfähige Anschrift angegeben werden.

Für Rückfragen können sich Betriebe an den jeweiligen Rechtsberater der Handwerkskammer wenden.